Průvodcem krajské rady byli za OV MS 2009 jeho generální sekretář Dr. Jaroslav Honců a Ing. Iveta Roubíčková.

Výjezdní zasedání začalo v nově zrekonstruovaném areálu Ještěd, kde členové KR využili k dokonalému poznání areálu i lanovku určenou pro skokany. Potom následoval přesun na koleje TU ve Vesci, kde byl členům KR promítnut propagační snímek MS 2009 a kde o pomoc se zajišťováním členů týmů dobrovolníků vystoupila i vedoucí oddělení dobrovolníků pí. Jana Vollmer. Následovala prohlídka areálu Vesec a následně kolejí TU v Harcově.

Vlastní zasedání se konalo v „M-klubu“ v areálu kolejí v Harcově a na jeho jednání byl pozván i nedávný osmdesátník Mirko Gräf, který jménem krajské rady převzal k tomuto životnímu jubileu z rukou předsedy Ing. Boháče nejvyšší vyznamenání ČSTV - „Medaili za práci ve prospěch tělovýchovy a sportu“ a knihu o olympiádě v Pekingu.